Zeckit -palvelun asiakas- ja markkinointirekisteri
(Päivitetty viimeksi 18.11.2019)
1. Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö
Vastuu Group Oy (y-tunnus 2327327-1)
Tarvonsalmenkatu 17 B
02600 Espoo
Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
sähköposti: tietosuoja@vastuugroup.fi
postiosoite:
Vastuu Group Oy
Tietosuojavastaava
Tarvonsalmenkatu 17 B
02600 Espoo
2. Rekisteröidyt
Rekisteröidyt ovat Vastuu Group Oy:n (”toimittaja”) asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöitä, toimittajan palveluiden käyttäjiä ja Zeckit-palvelun käyttäjiä. Asiakkaat ovat yrityksiä, elinkeinonharjoittajia tai kuluttajia.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on antamasi suostumus, rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai rekisterinpitäjän kanssa tehdyn sopimuksen täytäntöönpano.
Käytämme henkilötietojasi palveluidemme markkinoinnissa ja myynnissä, asiakassuhteen hallinnassa, laskutusta ja asiakastuen tarjoamista varten, käyttöoikeuksien valvontaa ja palvelujen kehittämistä varten. Henkilötietojen käsittely pitää sisällään myös henkilötietojen käsittelyä ja analysoimista markkinoinnin tai palveluiden kohdentamista varten. Saatamme esimerkiksi näyttää verkkosivuillamme ja kanavissamme kohdennettuja viestejä tai sisältöjä perustuen aikaisempaan kiinnostukseesi.
Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen yhteydessä ja palveluidemme käytön yhteydessä. Keräämme asiakkaita ja asiakkaiden yhteyshenkilöitä koskevia tietoja myös julkisista lähteistä tai rekistereistä.
Keräämme webanalytiikka-palveluiden avulla verkkosivustomme kävijätietoa, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme ja kohdentaa sivustomme kävijöille relevanttia markkinointia ja asiakasviestintää.
4. Mitä henkilötietoja keräämme ja mistä ne on kerätty
Keräämme ja käsittelemme markkinointi- ja asiakasrekisterissä pääasiassa asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme vastuu- ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Rekisteri sisältää seuraavanlaisia asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja:
– käyttäjätunnus, yksilöllinen käyttäjätunniste (UID) ja salasana
– tiedot käyttäjän itse tekemistä tai palvelussa hyväksymistä datan linkityksistä
– tieto käyttäjän tunnistamisesta (milloin tunnistettu, millä menetelmällä)
– lokitiedot palveluun kirjautumisesta ja palvelun käytöstä
– nimi, sähköpostiosoite, puhelin, tehtävänimike
– käyttäjään linkitetyn yrityksen/yhteisön nimi ja yhteystiedot
– postituslistojen tilaustiedot
– suoramarkkinointia ja asiakasviestintää koskevat luvat ja kiellot
– verkkosivulla käyttäjän avaamat sivut ja pyytämät esitteet
– tieto sähköpostitse lähetetystä asiakas- tai suoramarkkinointiviestistä ja onko viesti avattu
– käyttäjäprofiili
– sinun ja asiakaspalvelumme välillä käytyä viestintää koskevat tiedot, kuten viestien sisällöt ja lähetysajat
– asiakastukeen lähetetyt viestit ja siihen liittyvän tiketin käsittelytiedot
– verkkosivulla käydyt chat-keskustelut asiakaspalvelun kanssa
– asiakaspalvelun palvelunumeroon soitettujen puheluiden tallenteet
– asiakaspalvelun käytöstä antamasi palaute
– muita rekisterin tarkoitukseen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi verkkosivuilla vierailevaan henkilöön yhdistettävissä oleva, palvelun käyttämisen yhteydessä tapahtuvasta verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käynnin kellonaika, vieraillut sivut, käytetty selaintyyppi, verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä päätelaite ja palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle.
Tyypillisesti saamme rekisteröidyltä henkilöiltä suoraan seuraavia tietoja:
– Asiakasyrityksen nimi, yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, työsähköpostiosoite, puhelinnumero
– Tiedot yhteyshenkilön sähköisen suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän luvista ja/tai kielloista
– Yhteyshenkilön itsensä antamat luokittelutiedot (esimerkiksi kiinnostuksen kohteet)
– Yhteydenottolomakkeiden, arvontojen ja kilpailujen kautta syötetyt tiedot
– Asiakaspalautetiedot, yhteydenottoviestit ja suostumukset
– Kirjautumistiedot Arvion antamiseksi (Gmail-/Facebook-kirjautuminen)
Palveluiden ja verkkosivujen käytön yhteydessä käsittelemme esimerkiksi seuraavia käyttäjää koskevia henkilötietoja:
– IP-osoitetieto tai muu tunniste
– Tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot
– Evästeiden kautta kerättävät tiedot
– Verkkopalveluiden käytöstä kerättävät tiedot
– Asiakaspalvelukanavien käytöstä kerättävät tiedot
Muista lähteistä saamme erityisesti seuraavia käyttäjää koskevia tietoja:
– Sosiaalisten medioiden, kuten LinkedInin, Facebookin ja Twitterin käyttöön liittyvät tiedot kuten tykkäykset verkkosivuillamme
Muut tietolähteet:
– Vastuu Group -konserniin kuuluvien yhtiöiden henkilörekisterit
– VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä saadut tiedot
– YTJ
– Suomen Asiakastieto Oy
5. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Yhtiö voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita.
Yhtiö voi luovuttaa yhteystietoja suoramarkkinointitarkoituksiin konserniyhtiöilleen ja yhteistyökumppaneilleen voimassaolevan lainsäädännön sallimissa rajoissa.
6. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Euroopan Unionin eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole tietojenkäsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista esimerkiksi silloin kun rekisteröity lähettää tai vastaanottaa viestejä sähköpostitse tai muuten internetiä hyödyntävän välityspalvelun kautta.
Yhtiö voi käyttää asiakas- ja markkinointiviestinnässä sekä asiakaspalvelun tiketinhallinnassa kolmansien osapuolien tarjoamia tietojärjestelmiä ja pilvipalveluita, joissa henkilötietojen käsittely voi tapahtua osittain Euroopan talousalueen ulkopuolella. Siltä osin kuin Yhtiön alihankkijat suorittavat tietojenkäsittelyä Euroopan talousalueen ulkopuolella, Yhtiö varmistaa, että henkilötietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle tapahtuu kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Asiakas- ja markkinointiviestintärekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin kuin Yhtiö tarvitsee niitä yllä mainittuihin käyttötarkoituksiin.
Henkilötietojen säilytysajat:
– asiakaspalvelun chat-keskustelujen tallenteet: 3 kuukautta
– asiakaspalvelun puhelinkeskustelujen tallenteet: 7 kuukautta
– asiakassuhteen hoitoon liittyvät asiakkaan yhteyshenkilön tiedot: niin kauan kuin rekisteröity on kyseisen asiakkaan yhteyshenkilö tai niin kauan kuin toimittaja säilyttää asiakkaan käyttämän palvelun historiatietoja
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilötiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Lainsäädännön sallimissa rajoissa voimme kuitenkin rajata oikeuttasi tutustua sellaiseen tietoon, joka sisältää muiden henkilöiden henkilötietoja, meidän tai asiakkaamme liikesalaisuuden piiriin kuuluvaan tietoa tai palvelun turvaominaisuuksiin liittyvää tietoa.
Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa jos:
– peruutat antamasi suostumuksen, eikä käsittelylle ole muuta hyväksyttävää perustetta kuin antamasi suostumus
– vastustat tietojesi käsittelyä, eikä käsittelyn jatkamiselle ole hyväksyttävää perustetta
– tietojen käsittely on lainvastaista
– olet alaikäinen ja henkilötietosi on kerätty tietoyhteiskuntapalvelun tarjoamisen yhteydessä.
Tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista. Jos pidät henkilötietojesi käsittelyä lainvastaisena, voit tehdä valituksen henkilötietojen käsittelystä toimivaltaiselle viranomaiselle.
9. Tietoturva
Asiakas- ja markkinointiviestintärekisterin käyttöoikeus on rajattu vain nimetyille henkilöille, joilla on työtehtävissään tarve käsitellä henkilötietoja. Jokaisella käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana. Henkilötietoja tallennetaan pääasiassa Euroopan talousalueella sijaitseviin tietokantoihin ja tietojärjestelmiin, joissa on käytössä asianmukaiset tekniset ja organisatoriset keinot suojata henkilötiedot väärinkäyttöä ja paljastumista vastaan.
10. Yhteydenotot
Jos sinulla on kysymyksiä tähän tietosuojaselosteeseen liittyen tai haluat käyttää sinulle kuuluvia oikeuksia, ota yhteyttä tietosuojavastaavaan käyttäen yllä olevaa sähköposti- tai postiosoitetta.
11. Muutokset
Voimme muuttaa tätä tietosuojaselostetta määräajoin ilman erillistä ilmoitusta ja tapahtuneista muutoksista ilmoitetaan tietosuojaselosteen alussa ”viimeinen päivitys” ilmoituksella.